Implementasi Sistem Informasi Eksekutif di PT. Indah Kiat Pulp and Paper

Eksekutif adalah manajer tingkat yang lebih rendah yang berada pada tingkat yang lebih atas.
Martineau mengatakan bahwa pekerjaan manajer akan berubah secara drastis jika ia telah menjadi manajer puncak (eksekutif), dan manajer tersebut harus menyesuaikan keadaan atau perubahan tersebut.
Perusahaan yang hanya menggunakan Sistem Infromasi Organisasi maka manajer puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem fungsional dan manajer tidak perlu menyaring dan mensisntesa data yang menjadi bentuk berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer tersebut dalam melakukan pekerjaannya maka diciptakannya Sistem Informasi Eksekutif.

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan manufaktur yang berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di dunia dan terus melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan perbaikan berkesinambungan, merupakan visi dan misi yang diemban perusahaan. Dengan menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang ekspansi, banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa mendalam mengenai situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan kekuatan pesaing. Untuk itulah, system informasi eksekutif diperlukan untuk memenuhi harapan perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan memanfaatkan berbagai informasi internal maupun informasi exsternal yang secara actual, cepat dan terpercaya.

Kata Kunci

Beberapa kata kunci pada karya tulis berjudul Implementasi Eksekutif Information System pada PT Indah Kiat Tangerang Mill ini adalah Eksekutif Information System (EIS), Eksekutif, Critical Success Factor (CSF), Management by Exception (MbE), Modal Mental, Data Warehouse, Drill Down, System Integrated, Future Simulation, Benchmark Feature.

EIS singkatan dari Eksekutif Information System merupakan suatu kombinasi antara Management Information System (MIS) dengan Decision Support System (DSS) dan Artificial Intelegent yang menyediakan informasi internal dan eksternal untuk membantu pihak eksekutif dalam mengidentifikasikan dasar suatu masalah dan mencari jalan keluarnya. Sistem Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi mengenai kinerja organisasi, informasi keuangan, statistic industri, dan situasi pasar terkini untuk dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh pemimpin sesuai dengan visi dan misi organisasi.

Terdapat 3 (tiga) teknik dalam SIE yang menjadi pertimbangan bagi eksekutif dalam memutuskan suatu kebijakan dan langkah strategis , yaitu :
a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
Merupakan factor yang menentukan keberhasilan dari segala jenis kegiatan yang dilakukan
oleh organisasi oleh eksekutif.
b. Management by Exception (MbE)
Membandingkan kinerja dengan target yang sudah ditetapkan sebelumnya, menganalisa,
mempelajari factor yang menentukan ketidaktercapainya suatu target dan mencari
pemecahan masalahnya agar dapat diperbaiki pada periode selanjutkan sehingga target
yang telah ditentukan dapat dicapai.
c. Modal Mental
Kemampuan mengolah dan memanfaatkan secara efektif setiap informasi yang diperoleh
dan dipergunakan semaksimal mungkin dalam memutuskan dan melaksanakan suatu
kebijakan.

Beberapa manfaat EIS dilihat dari karakteristiknya :
a. berdasarkan kualitas informasi yang diberikan
- fleksibel
- menghasilkan informasi yang benar
- menghasilkan informasi yang up to date.
- menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pihak eksekutif
- menghasilkan informasi yang lengkap
b. Berdasarkan user interface
- menggunakan interface yang mudah digunakan
- termasuk didalamnya interface yang berupa grafik-grafik
- menyediakan keamanan dan kerahasiaan atas akses ke informasi
- bisa diakses dari berbagai tempat
- penggunaan keyboard yang sedikit karena akan lebih sering menggunakan mouse,
touch screen, touch pad.
c. Kemampuan teknis
- akses yang secara menyeluruh ke semua informasi
- Menyoroti indikator masalah
- Hypertext dan Hypermedia
- Informasi yang diberikan dalam model hirarki
- Menggabungkan antara grafik dan text dalam tampilan yang sama
- Menunjukan trend, rasio dan deviasi dair perusahaan
- Menyediakan akses ke data-data yang lalu dan saat ini
- Memberikan informasi dengan level-level yang detil (drill down)
d. Keuntungan
- Memfasilitasi pencapaian tujuan perusahaan
- Memudahkan akses atas informasi-informasi yang ada dalam perusahaan
- Membuat user semakin produktif
- Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan
- Menghemat waktu
- Menghasilkan competitive advantage
- Memberikan antisipasi yang cepat terhadap suatu masalah atau kesempatan yang terjadi di
dalam perusahaan
- Menemukan penyebab dari suatu masalah
- Menemukan kebutuhan-kebutuhan eksekutif.

Kondisi Implementasi EIS Saat ini di dalam Organisasi
Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan ini sudah mulai diimplementasi sejak beberapa tahun silam dan sampai sekarang masih terus dikembangkan secara berkesinambungan agar dapat memenuhi harapan dari para eksekutif. Sistem Informasi Eksekutif pada perusahaan ini menggunakan tool SAP dari Jerman, yang merupakan system EIS berorientasi system business.
Sistem Informasi Sistem ini diintegrasikan pada semua bidang, mulai dari bagian Mill Service, Accounting, Business, Engineering, Produksi, sampai ke bagian Finishing. Melalui system informasi ini, semua proses produksi dimulai dari transaksi barang masuk dan barang keluar, transaksi keuangan dan pembayaran, transaksi perpindahan barang baku sampai barang jadi, semua menggunakan system SAP sehingga data hasil transaksi yang diinput dapat diolah menjadi informasi yang berguna bagi eksekutif dalam mengambil keputusan.

Ada beberapa alasan diperlukannya Sistem Informasi Eksekutif :
a. Alasan yang bersumber dari luar organisasi
Seiring dengan berjalannya waktu, pesaing pesaing semakin bermunculan mengikuti suksesnya suatu usaha. Para pesaing yang muncul merupakan hambatan dan tantangan bagi organisasi untuk terus berkembang dengan cara proaktif dalam usaha mencari informasi yang cukup akurat mengenai kekuatan pesaing. Hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan daya jual suatu organisasi dengan tetap menjunjung tinggi sportifitas dan kompetisi usaha yang sehat.
b. Alasan yang bersumber dari dalam organisasi
Informasi eksternal mengenai kekuatan pesaing perlu dipelajari, tetapi kekuatan internal dari suatu organisasi juga perlu dipahami. Data data berupa statistic penjualan, bagan bagan pengeluaran tahunan, dan grafik keuangan organisasi merupakan hal hal yang cukup kritis dalam mengambil keputusan. Untuk itulah dibutuhkan informasi yang akurat, terkini dengan memperhatikan aspek aspek kecepatan pengolahan data oleh system informasi eksekutif agar proses pengambilan keputusan dapat berjalan efektif dan efisien sehingga visi dan misi organisasi dapat tercapai.

Dapat disimpulkan, tujuan dari Sistem Informasi Eksekutif adalah untuk menghasilkan informasi terkini dari dalam dan luar organisasi yang dipergunakan untuk meningkatkan kinerja suatu organisasi dengan memfokuskan tujuan pada visi dan misi organisasi.

Terdapat 3 (tiga) peran utama penerapan Sistem Eksekutif Informasi dalam bisnis, yaitu :
1. Mendukung Proses Bisnis
Proses Bisnis merupakan aktifitas yang dilakukan oleh tingkat operator dimana pada aktivitas ini dilakukan proses pencatatan transaksi bisnis dimulai dari pemesananan barang, penerimaan barang, perbaikan mesin, pergerakan dana operasional, pencampuran bahan dasar produksi sampai kepada barang jadi dan pengiriman barang jadi melalui gudang barang jadi ke konsumen. Secara garis besar, semua transaksi yang menyangkut proses produksi akan dicatat melalui system SAP dan disimpan di server.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan
Data yang telah dicatat secara berkesinambungan akan ditampung oleh server pada data warehouse yang nantinya akan diolah kembali dengan teknik data mining sesuai informasi yang diinginkan oleh eksekutif.
3. Mendukung Strategi untuk keunggulan kompetitif
Informasi yang merupakan kumpulan data transaksi yang dicatat oleh operator dan diolah dengan teknik data mining akan menjadi patokan atau landasan bagi eksekutif dalam mengambil keputusan bisnis.

Karakteristik suatu system informasi eksekutif sesuai kebutuhan yang dianut oleh Teknik Informasi mencakup:
1. Executive Friendly
Suatu Sistem Informasi Eksekutif mempunyai karakteristik yang mudah dipelajari dan informasi yang ditampilkan disesuaikan dengan sudut pandang eksekutif sehingga dapat mempermudah eksekutif dalam mengambil keputusan
2. Feature Undo
Fasilitas undo merupakan suatu fasilitas untuk kembali ke halaman sebelumnya. Hal ini perlu dilakukan oleh eksekutif untuk membandingkan informasi yang ditampilkan oleh system informasi eksekutif sebagai pertimbangan sebelum mengambil keputusan berdasarkan teknik analisa factor penentu keberhasilan suatu keputusan dengan membandingkan simulasi data.
3. Online Help Availability
Fasilitas online help sangat diperlukan mengingat kompleksnya suatu system informasi eksekutif ynag dirancang khusus untuk mengolah data dari data warehouse untuk menghasilkan informasi. Semakin kompleksnya suatu program, tidka tertutup kemungkinan timbulnya masalah menyangkut penggunaan system informasi eksekutif. Diharapkan dengan adanya fasilitas online help, eksekutif dapat langsung menghubungi bagian system support melalui fasilitas online help sehingga dapat menghemat waktu yang cukup banyak bagi eksekutif dalam memahami dan menganalisa informasi yang ditawarkan oleh system untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Graphic Oriented Information
Selain informasi yang akurat dari hasil mengolah data, laporan dan tampilan informasi dari system informasi eksekutif juga berupa grafik dimana semua informasi diharapkan dapat tercakup dalam satu grafik sehingga eksekutif dapat memanfaatkan laporan dan tampilan informasi dari system tanpa perlu menyita waktu dalam membaca setiap laporan yang ditawarkan system.
5. Effective Processing Process
Dari semua karakteristik yang sudah dijelaskan di atas, proses data yang efektif dari sisi waktu juga menjadi perhatian yang cukup kritis. Kecepatan proses suatu data sangat menentukan keberhasilan dari suatu proses pengambilan keputusan.

Format Data yang disediakan oleh system eksekutif informasi juga mendapat perhatian yang cukup penting, berikut karakteristik data yang dibutuhkan oleh system eksekutif informasi :
1. Highly Summarized Data
Informasi yang ditawarkan oleh system informasi eksekutif merupakan informasi rangkuman sehingga memudahkan eksekutif dalam mengambil keputusan dengan mengambil kesimpulan berdasarkan hasil rangkuman dari keseluruhan transaksi yang telah diolah melalui data warehouse.
2. Drill Down
Informasi yang ditawarkan system information eksekutif dapat memungkinkan melihat secara detail rangkuman yang telah ditampilkan oleh system informasi eksekutif. Hal ini terkadang dilakukan saat eksekutif menilai gejolah grafik informasi yang ditampilkan kurang meyakinkan sehingga dinilai perlu untuk melihat penyebab dari pergerakan grafik yang kurang seimbang agar dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan bisnis.
3. System Integrate
Fasilitas ini memungkinkan eksekutif untuk mengetahui data transaksi secara online sehingga dapat membantu analisa oleh eksekutif dengan memanfaatkan data yang sedang berjalan untuk dijadikan tolok ukur dalam mendukung informasi yang diterima oleh eksekutif melalui sumber informasi lain.
4. Future Simulation
Fasilitas future simulation merupakan salah satu fasilitas penting dan paling sering diakses oleh eksekutif mengingat kemampuan dari system informasi ini untuk mengolah, memprediksi dan menampilkan pergerakan grafik beberapa tahun mendatang berdasarkan data data yang sudah ada sebelumnya. Tentunya grafik yang ditampilkan tidaklah bersifat baku, tetapi lebih kepada prediksi kasar perkembangan bisnis suatu organisasi.
5. Benchmark Feature
Benchmark merupakan salah satu fasilitas yang berfungsi untuk membandingkan kinerja organisasi dengan kinerja organisasi sejenis lain berdasarkan data data yang dikeluarkan oleh lembaga statistic nasional. Fasilitas ini dipergunakan oelh eksekutif yang berusaha mengukur kekuatan organisasi yang dipimpinnya dengan organisasi saingan. Hal ini bertujuan sebagai patokan dalam mengambil langkah startegis untuk mencapai sasaran organisasi yang telah ditetapkan bersama.

Eksekutif Information System digunakan oleh semua pihak dalam suatu organisasi, pihak yang terkait dengan penggunaan system informasi eksekutif ini, terbagi beberapa diantaranya :

1. Eksekutif
2. Staff Data Analysis
3. Staff Operasional

Secara kesimpulan, system informasi eksekutif dipergunakan oleh para eksekutif dengan melibatkan tingkat operasional untuk pencatatan transaksi harian dan juga melibatkan tingkat data analis di bagian data warehouse untuk mengolah data menjadi informasi yang akhirnya akan dipergunakan oleh eksekutif dalam mengambil keputusan.

Pokok kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan pada pasar internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal di pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT Indah Kiat adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet lebar.

Struktur organisasi dari PT Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :
1. Mill Service Department
a. HRD
b. Accounting
c. General Affairs
d. Material Management
e. Procurement
2. Production Department
a. Stock Preparation
b. Paper Machine
c. Finishing Converting
3. Quality Assurance Environment
a. Quality Control
b. Water Supply
c. Quality System Control
4. Business Department
a. Marketing
b. PPIC
c. Document & Logistic
d. Finished Goods Warehouse
5. Engineering Department
a. Engineering
b. Workshop

Eksekutif Informasi Sistem cukup berperan penting dalam organisasi, hal ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya laju informasi melalui fasilitas internet, maka kehausan akan informasi juga semakin terasa. Tanpa adanya system eksekutif informasi yang memadai, maka laju perkembangan suatu organisasi akan terhambat dan tidak mampu bersaing dengan competitor.
Kelemahan Eksekutif informasi system sampai saat ini masih dinilai cukup lambat dalam hal mengolah data. Hal ini sering terjadi mengingat data transaksi harian yang semakin banyak seiring dengan semakin luarnya cakupan dari suatu system informasi eksekutif yang terintegrasi pada suatu organisasi terutama organisasi besar yang mempunyai cabang di beberapa kota bahkan Negara.

Dengan menimbang kekurangan dan kelebihan dari system informasi eksekutify yang belakangan ini sering dipergunakan para eksekutif, perlu pengembangan secara terus menerus dan berkesinambungan untuk memperbauki kelemahan dari system informasi eksekutif yang dipergunakan. Diharapkan kelak, proses pengolahan data akan lebih cepat lagi dengan melakukan beberapa perubahan program agar proses perhitungan data dapat berlangsung dalam waktu yang lebih singkat denagn tetap mempertahankan keakuratan informasi yang disuguhkan kepada eksekutif.

Kondisi yang diusulkan menyangkut kinerja, fungsionalitas dan keakuratan data, kami mengajukan beberapa usulan :
1. Untuk memilah kembali data yang perlu dicatat oleh bagian staff operasional agar proses mengolah data dari datawarehouse menjadi informasi dapat lebih dipersingkat mengingat investasi teknologi untuk meningkatkan performa system informasi eksekutif masih cukup mahal.
2. Untuk tampilan user interface bagi pengguna system, diharapkan lebih informatif mengingat tujuan utama dari system informasi ekseutif, yaitu user friendly agar semua fasilitas dari system dapat dimanfaatkan secara lebih maksimal.

Kesimpulan
1. Pada dasarnya, system eksekutif informasi sudah diterapkan pada PT. Indah Kiat Pulp &
Paper Tangerang Mill, tetapi penggunaannya masih belum maksimal.
2. Perlu pembelajaran lebih dalam hal penyediaan data agar mudah dibaca dan ditelaah oleh
eksekutif.
3. User Interface dari system masih perlu dibenahi. Hal ini menyebabkan system tidak dapat
dimanfaatkan secara efektif.